Planung
Veranstaltungsplanung und -vorbereitung

    •  Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes

    •  Festlegung eines optimalen Tagungstermins

    •  Erstellung und Überwachung eines Zeitplans zur Sicherstellung einer optimalen Vorbereitung und Durchführung

    •  Ankündigung der Tagung in Fachkreisen, Kongresskalendern und Fachzeitschriften

 

 

Finanzen

    •  Erstellung und Überwachung des Finanzplanes

    •  Akquisition von Teilnehmern, Ausstellern und Sponsoren

    •  Erstellung der Sponsorship Opportunity List/ Manual

    •  Rechnungsstellung und Überwachung

    •  Kontrolle und Zahlung der eingehenden Rechnungen für Fremdleistungen

    •  Endabrechnung mit dem Veranstalter

 

 

Registrierung
Betreuung und Registrierung der Teilnehmer

    •  Einladung der Teilnehmer - Versand der Tagungsdrucksachen

    •  Einrichtung einer Online Registrierung

    •  Erfassung der eingehenden Anmeldungen

    •  Bestätigung der Anmeldung für die Tagung, für einzelne Symposien, Workshops, Rahmenprogramm

    •  Bestätigung des Zahlungseingangs

    •  Vorbereitung der individuellen Tagungsunterlagen

    •  Konfektionierung der Tagungsmappen

    •  Einrichtung des Tagungsbüros

    •  Registrierung aller Teilnehmer durch geschultes, mehrsprachiges Personal

 

 

Betreuung der eingeladenen Referenten und Moderatoren

    •  Persönliche Einladung

    •  Zimmerreservierung

    •  Reisekoordination und Shuttle Service

    •  Handling besonderer Wünsche

    •  Vorbereitung der individuellen Tagungsunterlagen

    •  Registrierung und Betreuung vor Ort an speziellen Countern

 

 

Rahmenprogramm
Rahmenprogramm und Gastronomie

    •  Organisation und Betreuung des Rahmenprogramms. Festakt zur Veranstaltungseröffnung, Begrüßungs- und Festabend

    •  Auswahl der Räumlichkeiten, Buffet und Menüvorschläge, Dekoration, Engagement von Künstlern, Bands, Show Acts

    •  Tagungsgastronomie: Mittagsimbiss und Kaffeeservice

    •  Programm für Begleitpersonen, Pre- und Post-Congress Tours

    •  Bereitstellung von touristischem Informationsmaterial über den Veranstaltungsort und Umgebung, Ausarbeitung von Restaurantführern, Shopping Guides etc.

 

 

 

 

Drucksachen

    •  Layout und grafische Gestaltung

    •  Entwurf von Logos und Corporate Identity

    •  Herstellung und Drucküberwachung der Tagungsdrucksachen

    •  Plakat, Handzettel, Einladungsprogramm

    •  Vorprogramm, Tagungsprogramm, Abstract- und Proceedingband

    •  Abstractverwaltung

 

 

    •  Zusammenstellung und Anfertigung von Stadtplänen, Hotelverzeichnissen, Orientierungspläne der Tagungsfazilitäten

    •  Entwurf und Anfertigung von Nebendrucksachen wie Anmeldeformulare, Namensschilder

    •  Festlegung des Versandschlüssels, Adressverwaltung

    •  Versand der Tagungsdrucksachen

 

 

Tagungstechnik

    •  Video- / Datenprojektion

    •  Tontechnik

    •  Dolmetschanlage

    •  TED, Live-Übertragungen, Videokonferenzen etc.

    •  Einrichtung und Betreuung der Medien-Annahme

 

 

Fachausstellung

    •  Einladung der branchenspezifischen Firmen

    •  Vermessen der Ausstellungsfläche, Aufrisszeichnung nach feuerpolizeilichen Richtlinien

    •  Erstellen des Ausstellerhandbuchs, technischer Service

    •  Bestätigung, Rechnungslegung und Zahlungsüberwachung

    •  Erstellung des Ausstellungsplanes (Platzierung)

    •  Betreuung der Ausstellerfirmen vor und während der Tagung

    •  Organisation der Eröffnung der Ausstellung

    •  Rückgabe der Räume an die Gebäudeverwaltung

 

 

Zusätzlicher Service

    •  Betreuung der Posterausstellung

    •  Innen- und Außenbeschilderung des Tagungsgebäudes

    •  Wegweiser außerhalb des Tagungsgeländes

    •  Pressebetreuung

    •  Hostessenservice

    •  Reisekoordination

    •  Einbuchung und Verwaltung von Zimmerkontingenten

    •  Shuttle Service

    •  Risikoversicherung

 

 

Dokumentation
Nacharbeit - Statistik - Kongressdokumentation

    •  Teilnehmerlisten

    •  Statistiken

    •  Fotodokumentation

    •  Evaluation